Os escritórios de contabilidade, ao acompanhar o movimento contábil das empresas que fazem parte da sua carteira de clientes, acabam por coletar dados pessoais diariamente.
Além dos dados da empresa e de seus sócios, os escritórios de contabilidade têm que lidar com os dados dos funcionários das empresas, como, por exemplo, para fazer a folha de pagamento.
São inúmeros dados de inúmeras pessoas que passam pelo servidor dos escritórios de contabilidade.
Os dados coletado precisam ser corretamente tratados e protegidos, para minimizar os riscos de vazamento de dados.
O que são dados pessoais?
São as informações que identificam uma pessoa, como, por exemplo, nome, RG, CPF, endereço, estado civil, dentre outras informações.
Ainda, dentro do conjunto de dados pessoais, existem também os DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS que, devido à sua sensibilidade natural, podem levar a questões discriminatórias em face de seu titular, como, por exemplo, raça, etnia, filiação a partido político/sindicato, orientação sexual, informações de saúde, genéticas e dados biométricos.
Esses dados, por serem mais complexos de trabalhar, vão merecer ainda mais atenção no seu tratamento!
Para realizar o tratamento de dados de uma pessoa, ou seja, colher, transferir, armazenar ou compartilhar esses dados, a LGPD estabelece a existência de bases legais, que representam as hipóteses que autorizam o tratamento de dados pessoais por uma empresa.
Assim, as empresas que utilizarem dados pessoais sem uma base legal adequada, tratarão dados de forma ilegal e estarão sujeitas a ações judiciais por parte dos titulares dos dados, por parte do Ministério Público, através de ação civil pública, bem como de autuações pecuniárias da ANPD.
Mostra-se essencial, por exemplo, o escritório de contabilidade obter o consentimento do titular dos dados, bem como utilizar tais dados apenas e tão somente com a finalidade autorizada.
Há a necessidade, ainda, de implantação de fluxos e procedimentos que venham a proteger os dados pessoais e evitar seu vazamento.
Para que ocorra a adequação do escritório de contabilidade à legislação de proteção de dados (LGPD), há a necessidade de uma revisão total dos fluxos e procedimentos, desde a forma como os dados chegam até como são tratados e descartados.
A descrição pormenorizada dos fluxos e procedimentos, bem como a proteção que é conferida aos dados coletados poderá ser fundamental para a exclusão da responsabilidade em caso de vazamento dos dados, ou, ao menos, a redução das sanções.
Assim, para evitar problemas e estar enquadrada na lei, o escritório de contabilidade terá que rever todos os seus documentos para verificar a necessidade de formular novos contratos, quando inexistentes ou inserir novas cláusulas quando já existirem os contratos. Além disso, o escritório deverá ter uma política de privacidade e um manual de condutas dos seus funcionários, para que todos estejam cientes das suas responsabilidades quanto à proteção dos dados dos seus clientes.
Maior controle e segurança, melhores resultados nos negócios
Com a regularização dos dados pessoais, a tendência é haver uma otimização no crescimento do escritório.
O escritório de contabilidade que estiver adequado à Lei Geral de Proteção de Dados, trará maior segurança a seus clientes, bem como estará melhor posicionada no mercado.
Dr. Alexandre Sutkus de Oliveira
